Venta de entradas con QR para fiestas y eventos: registro, pago por Nequi y control en la puerta

Vender boletas por WhatsApp es un caos: capturas de pantalla perdidas, listas en Excel, gente que dice "yo ya pagué" y boletas fotocopiadas en la puerta. Con LocalProo Eventos todo queda en un solo lugar y cada entrada tiene un QR único que solo sirve una vez.

1. Cree la página de su evento

1. Entre a Eventos y entradas → Nuevo evento.
2. Suba el afiche, escriba la fecha, el lugar y la publicidad del evento.
3. Ponga la etapa y el precio (por ejemplo, Primera etapa hasta el 26 de octubre), su número de Nequi y el WhatsApp donde recibe los comprobantes.
4. Publíquelo y comparta el enlace localproo.com/evento/su-evento en Instagram, TikTok y los estados de WhatsApp.

2. La gente se registra y paga

En la página tocan Comprar entrada y llenan sus datos: nombre, correo, cédula o tarjeta de identidad, celular, fecha de nacimiento y una clave, más las preguntas que usted agregue al formulario (talla, empresa, ciudad, acompañante…). Al terminar les sale el Nequi y el valor, y el botón Enviar comprobante de pago les abre WhatsApp con el mensaje listo y sus datos para que usted sepa quién es.

3. Usted aprueba el pago

En el panel ve primero a quienes ya mandaron el comprobante. Revisa la captura, toca Aprobar pago y el sistema le genera a esa persona su entrada con QR, le llega un correo y usted le puede avisar por WhatsApp con un toque.

4. En la puerta, escanee con el celular

• Verde: puede entrar (sale el nombre y el documento para revisarlo).
• Rojo: ese QR ya se usó (y a qué hora) o no existe.
• Naranja: se registró pero el pago no está aprobado.

Aunque dos porteros escaneen el mismo QR al mismo tiempo, solo uno lo deja entrar.

5. Su equipo del evento, cada uno con su parte

Al activar Eventos, LocalProo ya deja creados los roles del equipo de organización. Usted solo crea el usuario de cada persona y le asigna su rol en Usuarios:

• Administrador del evento: todo, incluido el precio, los datos de pago y publicar.
• Contabilidad: ve a los compradores, aprueba o rechaza los pagos y descarga el Excel.
• Logística: edita la información del evento (fecha, lugar, descripción, condiciones, redes), ve a los asistentes y usa la puerta.
• Diseño: cambia el afiche o banner, el logo, el estilo y el color de la página.
• Puerta: solo el escáner del QR.

Nadie del equipo ve sus ventas, inventario ni caja: cada uno entra a LocalProo y llega directo a Eventos. Puede cambiar los permisos de cada rol en Roles del negocio.

6. Arme su propio formulario de registro

En Editar → Formulario de registro decide si pide fecha de nacimiento y celular, y agrega sus propias preguntas: texto, número, fecha, lista de opciones o Sí/No, obligatorias u opcionales. Las respuestas salen en Compradores y en el Excel. Sirve para fiestas, conciertos, congresos, ferias, carreras o cualquier evento.

7. Promociones: "compra 2 y la 3.ª es gratis"

Venda más en grupo. En Editar → Promociones arme sus propias promos: diga cuántas entradas compra la persona y qué pasa con la siguiente (gratis o con un % de descuento). Por ejemplo:

• Compra 2 y la 3.ª es gratis (ideal para parches de amigos).
• Compra 5 y la 6.ª con 50 % de descuento (para grupos grandes).

Para que alguien pueda comprar para sus amigos, ponga el máximo de entradas por compra (ej. 10). El comprador elige la cantidad, ve el total con lo que se ahorra y llena el nombre y el documento de cada acompañante: cada uno recibe su propio QR. Usted aprueba un solo comprobante y se aprueban todas las entradas de esa compra.

¿Ya compró y quiere otra entrada para alguien más?

Cada entrada es personal y el ingreso es único: en la puerta se valida el QR con el documento de quien la compró. Por eso cada persona compra una vez por evento con su cuenta, y quien ya tiene entrada no puede volver a comprar desde esa misma cuenta. Para que otra persona tenga la suya:

1. En la página del evento, quien ya compró toca Comprar otra entrada (sale debajo de Ver mi entrada).
2. Elige una de dos opciones:
   • Enviar enlace a mi acompañante: abre WhatsApp con el enlace del evento y el mensaje listo. El acompañante se registra con sus datos desde su celular.
   • Crear nueva cuenta en este celular: cierra la sesión y abre el registro del evento para llenar los datos de la otra persona. La entrada del primero sigue guardada: vuelve a entrar con su documento y clave.
3. El acompañante paga por Nequi, envía su comprobante y, cuando usted aprueba el pago, recibe su propia entrada con QR.

8. ¿Cuánta gente ha visto su evento?

La página cuenta las visitas (una por persona, sin contar robots ni a su equipo). En el panel ve las visitas y qué porcentaje se registró; si quiere, la página muestra al público "X personas han visto este evento" para animar a comprar. Se apaga en Editar → Publicación.

9. Véalo paso a paso: dónde hacer cada cosa

Así se ve el menú de LocalPro para un organizador de eventos. La sección que se ilumina es donde debe tocar, y los números son los clics en orden.

Crear el evento

Aprobar los pagos

Agregar, quitar o cambiar preguntas del registro

Cambiar afiche, logo, estilo o color

Ver los roles del equipo y crear a cada persona

Crear una promoción (ej. compra 2 y la 3.ª gratis)

Escanear en la entrada

Mostrar algo que está oculto en el menú (por ejemplo, la caja)

10. Guía rápida: ¿dónde está cada cosa?

Quiero…	Vaya a…
Crear un evento	Eventos y entradas → Nuevo evento
Cambiar fecha, lugar, precio o Nequi	Eventos y entradas → su evento → Editar
Cambiar afiche, logo, estilo o color	Editar → columna derecha (Estilo de la página, Logo, Afiches)
Agregar, quitar o editar preguntas del registro	Editar → Formulario de registro → Agregar campo (la 🗑 lo quita)
Crear promociones o permitir comprar varias entradas	Editar → Promociones y Editar → Entrada y venta → Máximo de entradas por compra
Ver quién compró y aprobar pagos	Eventos y entradas → Compradores (pestaña Por aprobar)
Descargar la lista	Compradores → Excel
Ver o cambiar lo que puede hacer cada rol	Roles del negocio (menú lateral)
Darle acceso a alguien del equipo	Usuarios → Nuevo usuario → elija su rol
Escanear en la entrada	Eventos y entradas → Puerta (desde el celular)
Mostrar u ocultar el contador de visitas	Editar → Publicación

11. Antes de publicar: haga una prueba completa

Dedique 15 minutos a probar todo usted mismo antes de compartir el enlace. Es la mejor forma de evitar sorpresas el día de la venta:

1. Déjelo en Borrador. Así solo usted ve la página. Ábrala en su celular y revise el afiche, la fecha, el precio y que el Nequi esté bien escrito.
2. Regístrese como si fuera un comprador. Abra el enlace en una ventana de incógnito (o en otro celular) y llene el formulario con un correo suyo. Revise que las preguntas sean las que quiere.
3. Toque "Enviar comprobante de pago". Confirme que se abre el WhatsApp correcto con el mensaje listo.
4. Apruebe ese registro de prueba en Compradores y revise que le llegue el correo y que en Mi entrada salga el QR y se descargue el PDF.
5. Escanéelo en Puerta con otro celular: debe salir en verde. Escanéelo otra vez: debe salir en rojo, "ya se usó".
6. Anule la entrada de prueba para que no le cuente en el cupo ni en el recaudo.
7. Cambie el evento a Publicado y comparta el enlace.

12. Arme su equipo paso a paso

1. Entre a Roles del negocio y revise los roles que ya vienen creados: Administrador del evento, Contabilidad, Logística, Diseño y Puerta. Si quiere, cambie sus permisos o cree otro rol.
2. En Usuarios → Nuevo usuario cree a cada persona con su nombre, correo, celular y una clave, y elija su rol.
3. Mándele por WhatsApp: "Entra a localproo.com/login con tu correo y esta clave". Al entrar llega directo a Eventos y solo ve lo de su rol.
4. El equipo no se registra solo: si alguien se registra por su cuenta en LocalProo, se le crea otro negocio aparte, sin su evento.

13. Recomendaciones para que todo salga bien

• Apruebe los pagos varias veces al día. La gente se tranquiliza cuando recibe su QR rápido, y así evita mensajes de "¿ya me aprobaron?".
• Compare siempre la captura con el nombre y el valor antes de aprobar. Si tiene dudas, revise el movimiento en su Nequi y anote la referencia.
• Cambie de etapa a tiempo. Edite el nombre de la etapa, el precio y la fecha "hasta"; los ya registrados conservan su precio.
• Ponga cupo si el lugar tiene capacidad limitada: al llenarse, la página muestra "Agotado" sola.
• Pida solo lo necesario en el formulario. Cada pregunta de más hace que menos gente termine el registro.
• Prepare la puerta: celulares con batería y datos, brillo alto, un portero por fila, y que revisen el documento contra el nombre que sale en pantalla.
• Pida a los asistentes que descarguen el PDF de su entrada antes de llegar, por si no tienen señal.
• Descargue el Excel al cierre de cada día para cuadrar con su Nequi.
• Si alguien olvidó su clave, en Compradores toque Restablecer clave: le sale una clave temporal para enviársela.

Cree su evento gratis

¿Ya tiene LocalProo? Actívelo en Datos del negocio → Módulos → Eventos y venta de entradas.

Preguntas frecuentes

¿Necesito pasarela de pagos?

No. La persona le paga a su Nequi (o a la cuenta que usted ponga) y le manda el comprobante por WhatsApp con un botón. Usted aprueba el pago en el panel.

¿Qué pasa si alguien reenvía su QR?

Cada QR sirve una sola vez: al escanearlo queda usado y si lo vuelven a mostrar sale en rojo con la hora en que se usó. Además en pantalla sale el nombre y el documento para revisarlo.

¿Pueden registrarse menores de edad?

Sí: se registran con tarjeta de identidad y deben marcar que su padre, madre o acudiente autoriza. Usted también puede poner una edad mínima.

¿Cómo cambio el precio para la segunda etapa?

Edite el evento y cambie la etapa, el precio y la fecha "hasta". Los que ya se registraron conservan su precio.

¿Puedo hacer promociones como compra 2 y la 3.ª gratis?

Sí. En Editar → Promociones arma sus promos: cuántas entradas compra y si la siguiente es gratis o con descuento. El comprador ve el total con el ahorro y cada acompañante recibe su propio QR.

Ya compré mi entrada, ¿cómo compro otra para un amigo?

En la página del evento toque Comprar otra entrada. Como cada entrada es personal y el ingreso es único, puede enviarle el enlace por WhatsApp para que se registre con sus datos, o crear una cuenta nueva para él en su celular (se cierra su sesión, pero su entrada sigue guardada). Él paga, envía su comprobante y recibe su propio QR.

¿Cómo pruebo el evento antes de publicarlo?

Déjelo en Borrador, regístrese usted como comprador en una ventana de incógnito, apruebe ese registro, escanee el QR en Puerta y luego anule la entrada de prueba. Después cámbielo a Publicado.

¿Dónde agrego o quito preguntas del formulario de registro?

En Eventos y entradas → su evento → Editar → Formulario de registro. Con "Agregar campo" crea preguntas (texto, número, fecha, lista u opción Sí/No) y con el botón de la papelera las quita.

¿Cómo le doy acceso a mi equipo?

En Usuarios → Nuevo usuario cree a cada persona y elija su rol: Administrador del evento, Contabilidad, Logística, Diseño o Puerta. Los roles ya vienen creados y se ajustan en Roles del negocio.

¿Funciona si no hay internet en la puerta?

El asistente puede descargar su entrada en PDF. Para escanear, el celular de la puerta necesita datos o wifi.

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